30 Tháng 03 năm 2021
Tổ chức sự kiện online là xu hướng dẫn đầu trong thời buổi dịch Covid-19. Vậy muốn tổ chức sự kiện trực tuyến thành công thì phải làm sao?

Thời đại Internet phát triển ngày càng nhanh, công nghệ dần dần được ứng dụng vào trong cuộc sống, đến cả sự kiện cũng có thể tổ chức online được. Vậy đâu là bí quyết để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công và có độ lan truyền rộng? Cùng Rightnow khám phá quy trình tổ chức sự kiện online thông qua bài viết sau đây nhé!

Tại sao nên lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến

Trong thời đại dịch bệnh diễn biến khó lường thì ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện trực tuyến. Không chỉ bởi sự thuận tiện trong phòng chống dịch bệnh mà còn bởi những ưu điểm vượt trội của nó:

  • Tiết kiệm chi phí: sự kiện được phát sóng trên các nền tảng mạng xã hội, internet nên không phát sinh các chi phí như thuê địa điểm, sân khấu, ăn uống,...
  • Không giới hạn về mặt địa lý: Người tham dự sự kiện online có thể đến từ mọi miền tổ quốc, kể cả nước ngoài. Trong khi sự kiện offline sẽ bị hạn chế số người tham dự.
  • Khả năng tiếp cận lớn: Do không bị giới hạn địa lý nên sự kiện online có thế tiếp cận rất nhiều khách hàng tiềm năng, ở mọi phân khúc, mọi độ tuổi.
  • Truyền thông tốt hơn, có hiệu quả hơn: Nếu được đầu tư chỉnh chu về mặt hình ảnh, marketing tốt thì sự kiện trực tuyến sẽ có hiệu ứng lan tỏa cực lớn. Từ đó hình ảnh thương hiệu được lan tỏa rộng hơn, nhận biết thương hiệu cũng tăng lên.
  • Tổ chức sự kiện trực tuyến không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như thời tiết, thiên tai, dịch bệnh,..

Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì?

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến 

Để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công và hoàn hảo nhất bạn có thể tham khảo quy trình 8 bước sau:

1. Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện

Một sự kiện giới thiệu sản phẩm và một buổi workshop là ví dụ dễ thấy nhất về tính chất, đặc điểm của các loại hình tổ chức sự kiện. Mỗi loại hình sẽ phù hợp với những sự kiện khác nhau. Chính vì vậy bước đầu tiên làm tiền đề cho sự thành công của sự kiện là xác định mục đích và mục tiêu cần đạt được. Mục tiêu đặt ra càng cụ thể, rõ ràng thì càng dễ thực hiện và đo lường. Bước này là điều bắt buộc dù bạn tổ chức sự kiện online hay sự kiện offline.  

2. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Dựa trên mục tiêu đã đặt ra bạn nên lập kế hoạch tổng thể  cho toàn bộ sự kiện. Nội dung bản kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến cần 5 hạng mục chính: 

  • Đối tượng hướng đến là ai?
  • Nội dung truyền tải là gì?
  • Diễn ra khi nào?
  • Hình thức tổ chức?
  • Ai là người thực hiện?

Từ những hạng mục trên chúng ta sẽ có những phác thảo sơ bộ nhất về sự kiện. Và cũng từ những mục này bạn sẽ có thêm những yêu cầu, công việc chi tiết hơn.

sdfb

3. Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Thông thương các sự kiện offline cần không gian để tổ chức khá lớn. Không gian này phải đáp ứng yêu cầu cơ bản nhất là quy mô người tham dự. Nhưng đối với sự kiện trực tuyến thì không cần yêu cầu quá lớn về địa điểm tổ chức. 

Không gian để tổ chức sự kiện trực tuyến chỉ cần một không gian có diện tích vừa đủ. Nhưng cần phải đảm bảo về các yếu tố kỹ thuật như máy móc, âm thanh, ánh sáng,... Đặc biệt cần lưu ý về tốc độ đường truyền internet, điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện.

4. Lựa chọn nền tảng công nghệ cho sự kiện trực tuyến

Bước thứ 4 cũng là bước bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi ra quyết định. Vì đây là bước chọn lựa nền tảng công nghệ để phát sóng sự kiện của bạn. Trên thực tế có rất nhiều nền tảng cho phép người dùng mở các sự kiện trực tuyến và đa phần chúng đều miễn phí. Bạn cần dựa vào mục đích và loại hình sự kiện để lựa một nền tảng phù hợp với yêu cầu đặt ra.

Nếu sự kiện của bạn là sự kiện hỗn hợp mang tính đại chúng cao thì bạn nên sử dụng các công cụ phát trực tiếp qua các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter,.. Còn nếu sự kiện của bạn mang tính riêng tư, hướng tới đối tượng cụ thể và có tính phí. Thì bạn nên lựa chọn các nền tảng chuyên dụng, có tính năng tương tác như Zoom, Skype, Google Hangout,...

Nền tảng bán vé trực tuyến Rightnow

Một vấn đề nữa bạn cần lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến mà có tính phí, đó là phải hợp tác với một bên thứ ba để hỗ trợ bán vé. Việc hợp tác với một bên trung gian bán vé sẽ giúp sự kiện của bạn có tình hệ thống hơn và họ cũng sẽ hỗ trợ truyền thông sự kiện.

5. Truyền thông, quảng bá sự kiện trực tuyến

Một sự kiện muốn thành công thì không thể nào thiếu khâu truyền thông. Đặc biệt là sự kiện trực tuyến thì càng cần đầu tư vào truyền thông. Bước truyền thông tốt thì sự kiện mới có sức lan tỏa và độ tiếp cận cao hơn. 

Việc quảng bá, truyền thông có thể thực hiện đồng bộ để mang lại hiệu quả cao hơn. Đối với các sự kiện có bán vé mà hợp tác với các nền tảng đặt vé, thì sự kiện sẽ có thêm một kênh truyền thông nữa.

6. Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Để sự kiện được liền mạch, uyển chuyển và có tính logic thì nên viết kịch bản chương trình. Đặc biệt là tổ chức sự kiện trực tuyến thì phải xây dựng một kịch bản hoàn hảo để thu hút và giữ chân người tham dự.

7. Triển khai các hạng mục của sự kiện

Dựa trên kế hoạch được xây dựng trước đó, thực hiện triển khai các hạng mục. Phân công công việc cho các bộ phận, thống nhất thời gian hoàn thành. Thực hiện setup ghi hình, trường quay và phát sóng trực tuyến. Yêu cầu thực hiện kiểm tra các yếu tố về mặt kỹ thuật như máy quay, phông nền, đường truyền mạng,....

Phân chia các hạng mục công việc

8. Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc tiến hành kiểm tra, đánh giá hiệu quả của sự kiện. Đánh giá dựa trên KPI đã thiết lập trước đó, so sánh với mục tiêu đặt ra. Họp ban tổ chức để đưa ra nhận xét cũng như rút kinh nghiệm.

 

Trên đây là 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến được rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng và thành công. Ngoài ra để sự kiện online thành công hơn thì cũng có những yêu cầu về mặt kinh nghiệm và xử lý tình huống. Vậy nên bạn cần thuê một doanh nghiệp chuyên về tổ chức sự kiện online hoặc nên tham khảo, hỏi những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để sự kiện thành công hơn nhé!

-------------                                                                                                             

RIGHTNOW - Event & Voucher Booking

Phone: (+84)702617666

Email: [email protected] 

Website:www.rightnow.com.vn                                                                  

#rightnowvietnam #rightnowticket #rightnowbookingeventticket

 
 

Bài viết liên quan