TỔ CHỨC SỰ KIỆN: CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ

 

Thước đo để đánh giá sự kiện có thành công hay không chính là số lượng và chất lượng. Một sự kiện dù có hoành tráng, có nội dung hay như thế nào nhưng không có người tham dự thì cũng không có ý nghĩa. Do đó, truyền thông là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện.

 

1. Truyền thông sự kiện là gì?

 

 

Là hoạt động quảng bá hình ảnh, hoạt động sự kiện. Nhằm mục đích thu hút khách mời tham dự và tăng độ nhận biết, giới thiệu công ty, doanh nghiệp của mình đến với khách hàng, đối tác. 

 

2. Nắm rõ những yếu tố cơ bản của sự kiện  

 

Xác định đối tượng

 

Việc xác định đúng đối tượng mục tiêu sẽ giúp sự kiện diễn ra đúng với mục đích và có hiệu quả nhất. 

 

 

Thông điệp

 

“Hãy dành hầu hết thời gian để nghĩ về thông điệp”- Kotler. Thông điệp chính là điều mà bạn muốn truyền tải cho khán giả mục tiêu và mục đích của sự kiện. Điều quan trọng nhất của thông điệp chính là việc tạo ra hành động.

 

Ngân sách

 

Dự trù ngân sách là một yếu tố quan trọng để tổ chức một sự kiện thành công. Nếu không dự trù, rất có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình. Quá trình tổ chức sẽ nhiều khó khăn, không được “trơn tru” như mong muốn.

 

3. Lên chiến lược truyền thông như thế nào để hiệu quả?

 

Mỗi một sự kiện sẽ có những đặc điểm, khách hàng mục tiêu và ngân sách khác nhau. Thời gian chạy sự kiện do đó cũng sẽ khác nhau. Thông thường, timeline của sự kiện sẽ được chia làm 4 giai đoạn:

 

Giai đoạn 1: Pre-event

 

Trước khi sự kiện bắt đầu, hãy sử dụng các blogs posts để nêu chủ đề, lý do tổ chức sự kiện. Các bài viết sẽ tập trung về chủ đề mà sự kiện hướng đến và kêu gọi, thuyết phục mọi người tham gia sự kiện.

 

Có thể sử dụng Landing page (dành riêng cho sự kiện) để duy trì, cập nhật và thu hút sự quan tâm của mọi người. 

Sử dụng Landing page để thu hút lượt đăng ký.

 

Các kênh truyền thông xã hội là công cụ hoàn hảo để quảng bá sự kiện. Nên sử dụng hashtag liên quan đến sự kiện và sử dụng xuyên suốt các bài đăng trên mạng xã hội. Tùy đối tượng mục tiêu mà bạn hướng đến để lựa chọn những kênh xã hội tối ưu. 

 

>>> 4 năm nhiệm kỳ đầy biến động của tổng thống trump

 

Giai đoạn 2: Ra mắt sự kiện

 

Trong thời gian này, bạn vẫn tiếp tục đăng bài trên blog và các kênh truyền thông. Sử dụng thêm các kênh như Email marketing, báo chí để hỗ trợ quảng bá, tăng độ nhận biết cho sự kiện. Xác định đúng khách hàng mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp Email marketing phát huy tối đa được hiệu quả. 

 

Thường xuyên cập nhật, thu hút sự chú ý và thúc đẩy mọi người tham dự từ khi bắt đầu ra mắt đến lúc kết thúc bán vé. Tung ra các vé “Early Bird” nhằm kêu gọi mọi người tham dự càng sớm càng tốt để được giảm giá. 

 

Vé bán sớm tạo sự gấp gáp, kích thích người tham dự. 

 

Tạo ra các nội dung khuyến khích sự chia sẻ của mọi người. Hoặc có thể sử dụng các quảng cáo trả phí để sự kiện tiếp cận được nhiều đối tượng hơn. 

 

Giai đoạn 3: Last call

 

Đây là giai đoạn cuối trước ngày diễn ra sự kiện. Nếu sự kiện chưa đạt đủ số lượng người tham dự, đây là cơ hội cuối cùng để đạt đủ KPIs. 

Hợp tác vs các Influencer để thay đổi cục diện ở “phút 89”. 

 

Sử dụng data bạn có, gọi điện trực tiếp cho những khách hàng tiềm năng nhưng chưa đăng ký tham gia. Nếu còn quá nhiều chỗ trống, hãy nghĩ đến việc mời các Influencer hoặc KOLs quảng bá. (đây là lý do bạn nên dự trù và lên kế hoạch ngân sách cụ thể)

 

>>> Top 5 website bán vé sự kiện online uy tín nhất Việt Nam

 

Giai đoạn 4: Sau sự kiện

 

Sự kiện kết thúc không có nghĩa là chấm dứt truyền thông. Đây là lúc thể hiện sự chuyên nghiệp, khác biệt của bạn khi tiếp tục tương tác với mọi người. 

 

Đăng hình ảnh sự kiện để tạo sự tiếc nuối cho người không tham dự.

 

Các hoạt động chính trong giai đoạn này là recap video, hình ảnh sự kiện hoặc có thể đăng bài tổng hợp feedback sự kiện nếu có. Hãy thể hiện sự biết ơn đối với mọi người tham dự sự kiện. Đồng thời tạo sự tiếc nuối và mong chờ đối với những người chưa tham dự cho những sự kiện tiếp theo. 

 

Truyền thông là một nhân tố không thể tách rời khỏi sự kiện. Hãy cố gắng lên kế hoạch càng chi tiết càng tốt. Nó sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả sau đó. Hy vọng những chia sẻ của Rightnow sẽ giúp bạn có một kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả nhất. 

--------------

 

RIGHTNOW - Event & Voucher Booking

Phone: (+84)702617666

Email: [email protected] 

Website:www.rightnow.com.vn                                                                  

#rightnowvietnam #rightnowticket #rightnowbookingeventticket